أكاديمية التدريب الاحترافي

1.*المقاطعات التليفونية:*عندما تقاطعك أحاديث تليفونية، فإن ذلك يتسبب في تشتيت ذهنك، فمثلًا: إذا ما كنت تمض في التفكير في عمل مهم يجب إتمامه، ثم يدق جرس التليفون ويقاطعك، قد يكون المتحدث أي إنسان، ﻻ‌ يهم هنا من هو وماذا يريد المهم أنه يقاطعك ويشتت تفكيرك.*فالمدراء يتلقون مكالمات بمتوسط 28 مكالمة يوميًا، فإذا ما كنت تجيب التليفون في كل مرة يتصل بك فيها أصدقاؤك، سوف يتعذر عليك أن تنجز أي شيء.*لذا اطلب من السكرتيرة أن تحجب عنك المكالمات، وأن تتلقى الرسائل نيابة عنك، تستطيع عندئذ أن تقرر متى تجيب أو ترد على المكالمات التي تتلقاها.*
2.*مقاطعات اﻷ‌خرين:*قد يأتي بعض الناس لزيارتك فقط لتجاذب أطراف الحديث، أو للشكوى، وقد يأتي إليك بعض مندوبي المبيعات، فإذا كنت من المدراء الذين ﻻ‌ يبالون بمثل هذه المقاطعات، فسوف تتلقى في المتوسط 5 زيارات في كل يوم دون موعد سابق، وهذه الزيارات غير المدرجة ضمن جدول أعمالك، تتسبب في فقدان الكثير من وقتك الثمين.*لذا تحدّث إلى من يقاطعك وأنت واقف، حتى ﻻ‌ تعطيه الفرصة للجلوس وعرض شكواه عليك، واطلب من سكرتيرتك أن تضع ﻻ‌فتة "نرجو عدم اﻹ‌زعاج" على بابك المغلق، وبهذه الطريقة سوف يعتاد اﻵ‌خرون على إحترام وقتك، والحفاظ على وقتهم أيضًا.*
3.*اﻹ‌جتماعات والمقابﻼ‌ت:*إن الدراسات واﻷ‌بحاث قد قدرت أن المدراء يقضون في المتوسط حوالي 28% من وقتهم في إجتماعات مع السكرتارية، مدير آخر، موظف، رؤساء اﻷ‌قسام، اللجنة التنفيذية ... إلخ.*لذا ابدأ أولًا بأن تسأل نفسك: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا اﻹ‌جتماع؟ ثم افعل اﻵ‌تي:*أ*.*إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء، ﻻ‌ تذهب والغِ الموعد.*ب*.*إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء، بل من المهم أن تعرف ماذا يحدث، يمكنك أن ترسل شخصًا أخر لينوب عنك.*ت*.*إذا كانت إجابتك نعم إن اﻹ‌جتماع مهم ويجب أن تكون هناك، فضع جدول وابدأ إجتماعك في موعدك المحدد.
4.*التأجيل/ المماطلة:*إذا ما كان هناك شيء في قائمة اﻷ‌شياء التي سوف تقوم بها وأجلت عمله أكثر من ثﻼ‌ث مرات، فاعلم أنك تماطل، فتوقف عن ذلك، واحضر اﻷ‌وراق أمامك، ووجّه إلى نفسك هذا السؤال: ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا الشيء؟ وما هي درجة أهميته؟ بعدها اتبع اﻵ‌تي:*أ*.*إذا أجبت أنه ﻷ‌مر هام، إذًا افعله.*ب*.إذا أجبت أنه هام، لكن ممكن أن يفعله شخص آخر، فقم بتفويضه.ت*.*إذا أجبت لن يحدث شيء وهو ليس مهمًا، على أي حال اهمله.
5.*البريد والعمل الورقي:(إن المدراء يقضون في المتوسط 8 أشهر من حياتهم في فتح البريد)مايكل فورتينوفإذا كنت من المدراء الذين يفضلوا فتح البريد الخاص بهم، وقراءة كل ما يصله من خطابات، فإنك تتسبب في ضياع الكثير من وقتك الثمين، لذا:*أ*.*قم بتدريب سكرتيرتك على تلقي البريد واﻷ‌عمال الورقية وفرزها، وعرض المهم فقط عليك.*ب*.*ضع البريد في ملف خاص، اقرأه عندما ينخفض مستوى نشاطك بعد الغذاء، أو في نهاية يوم العمل.*ت*.*قم بتفويض الرد على البريد، أو إنجاز اﻷ‌عمال الورقية إلى شخص آخر.*
6.*اختﻼ‌ط اﻷ‌ولويات:(إن تحاول عمل شيئين في وقت واحد هو أﻻ‌ تفعل كليهما)بابليليوس سيرسقد تكون مشغولًا بعمل ما، ثم تبدأ في شيء آخر، ثم تعود إلى عملك اﻷ‌صلي، فإن اختﻼ‌ط اﻷ‌ولويات هذا يعني أنك تريد أن تفعل الكثير من اﻷ‌شياء جملة واحدة، وهذا غير معقول.*لذا ضع قائمة بكل اﻷ‌شياء التي تريد القيام بها اليوم، ثم اعد كتابة القائمة وفقًا لترتيب اﻷ‌ولويات ابدأ باﻷ‌هم فالمهم، ابدأ باﻷ‌شياء التي يجب إنجازها فورًا، ثم تلك التي ينبغي أداؤها في وقت عاجل.*
7.*عدم التنظيم:*عندما يسود مكتبك الفوضى، وتنبعث منه اﻷ‌وراق في كل مكان، وتوضع الملفات في غير مكانها، فإنك تفقد الكثير من وقتك الثمين بحثًا عن اﻷ‌شياء، لذا:*أ*.ابدأ بإخﻼ‌ء كل أدارج مكتبك.*ب*.*ضع نظامًا مﻼ‌ئمًا لحفظ الملفات مرتبًا ترتيبًا أبجديًا وأكواد ملونة.*ت*.*احتفظ في حجرة مكتبك بما تحتاجه فقط ﻷ‌داء أعمالك الهامة.*ث*.*ابدأ يومك في محيط عمل نظيف ومرتب، واحرص أن تنتهي بنفس الشكل.*ج*.*ينبغي أن يكون أمامك شيئًا واحدًا على مكتبك، العمل الذي تقوم به اﻵ‌ن.*
8.*استخدام معدات غير مﻼ‌ئمة:*قد تكون معدات وأجهزة مكتبك غير حديثة، أو قد تكون بها أعطال ما معظم الوقت، فسوء اﻷ‌جهزة يفقدك الوقت الكثير ويثير غضبك، ويتحتم عليك أن تتصل بالمختص ﻹ‌جراء اﻹ‌صﻼ‌حات الﻼ‌زمة، أو استبدل اﻵ‌لة القديمة بأخرى جديدة، وفكّر في اﻷ‌جهزة كنوع من اﻹ‌ستثمار، وليس بند لﻺ‌نفاق والتكلفة، فاﻷ‌جهزة غير المناسبة سوف تكلفك الكثير، وتبطيء من تقدمك على المدى الطويل.