المهارات اللازمة لحل المشكلات

[أم غلا]

هل وجود المشكلات يعد مؤشراً سلبياً على العمل ؟


* مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل له خاصية التفاعل والاستمرارية والتجديد .
* إذا كانت المشكلات كثيرة بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في جهة ما .
*انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم.
* المشكلة فرصة ثمينة !:
هل تعلم أن كلمة المشكلة عند الصينيين هو:
الفرصة ... فرصة!!.. لماذا ؟!
إيجاد حل جديد وعدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة.اكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية. استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية.
تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد.

- تعريف المشكلة ومكوناتها

هى التباين بين الواقع الحالى والحالة المرغوبة
• هى عقبة أمام تحقيق الأهداف
• هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من حالة معينة الى اخرى نعتقد بأنها أفضل؛ وهي إمّا تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته.
ونحتاج ان نفهم المشكلة فهما تاما قبل ان نبحث عن حلول لها ؟؟
ملاحظات
* مكونات المشكلة :
ما من داء إلا وله دواء
دورنا( نشخص الداء ونحدد الدواء ونحدد كيفية تناوله )
1. المشكلة : الوضع الموجود وصفاً وأسباباً . ( الداء )
2. الحل : الوضع المنشود مع تصوره وحصر منافعه. ( الدواء )
3. الطريق من المشكلة للحل : آليات التنفيذ . ( طريقة التناول )
يمكن تصنيف المشكلات إلى ثلاث تقسيمات :
1. مشكلات النظم.
2. المشكلات الإنسانية
3. المشكلات الاقتصادية
مشكلات النظم:
منها ضعف نظم المعلومات، وجود مشكلات وتعطيل في إجراءات العمل ، وضعف الرقابة على الجودة وكذلك وجود مشكلات في ظروف العمل
المشكلات الإنسانية:
ضعف الشعور بالانتماء، مشكلات التحفيز، ضعف التعاون والتنسيق، ضعف الانضباط.
المشكلات الاقتصادية :
وزيادة مستوى المصروفات والتكاليف ، وضعف معدلات السيولة ، وأخيرا ضعف استغلال موارد المؤسسة .
وتكمن أهمية التقسيم في تحديد استراتيجية التعامل مع المشكلة .
أسباب التجنب وعدم المواجهة
1- حتى لا نتعرض لمخاطر لا لزوم لها قد تحدث اذا فشلنا فى تحديد السبب الحقيقى للمشكلة أو فى تقديم حل لها .
2- للتركيز على المشكلات التى طلب منا التعامل معها . وتجاهل المشكلات التى نعلم بوجودها طالما لاتؤدى للمسائلة.
3- التعامل مع عدد محدود من المشاكل نتيجة الضغط العصبي وضيق الوقت وقلة الموارد ونتيجة عدم وجود معايير لقياس أهمية المشاكل لتحديد الأولوية أو بحسب ما يسمح به وقت العمل.
4- تجاهل المشكلة مؤقتا أملا فى أن تحل المشكلة بمرور الوقت أو يقل الاهتمام بها .
5- تعود التعامل مع الأجزاء السهلة من المشكلة وترك الجوهر أو تركها وعدم التعامل معها الا عندما تصل الى مستوى يجعلها خطرة فعلا على مركزنا ومسئولياتنا الوظيفية .
6- تجنب المشاكل التي تثير حساسيات شخصية مهما كان أثرها سلبيا على التنظيم .
7- تجنب المشاكل المعقدة والتي يحيطها عنصر عدم التأكد .
8- تجنب المشاكل التي لا تؤدى إلى خسارة ملموسة ولا يؤدى حلها إلى نتائج محسوسة .
9- تجاهل المشاكل التي حلها يؤثر على مركزنا التنظيمي أو تقلل من سمعتنا او تأثيرنا فى التنظيم .
10- محاولة تقديم حلول واقتراحات لحل بعض المشكلات غير الحقيقية وترك المشاكل الحقيقية التي علينا معرفة أسبابها .مثال " معالجة نظام الربح بتقديم اقتراح بضبط نظام الحضور والغياب.
11- من باب المحافظة على سمعة التنظيم كمؤسسة خالية من المشاكل فنعمل على إخفاء المشاكل أو تبرير أنها ليست مشكلة أو مشكلة لا قيمة لها .
12- تجنب التعامل مع المشاكل الكبيرة التى يتطلب تشخيصها وحلها موارد كبيرة وإحداث تغيرات كبيرة فى الهيكل التنظيمي والقواعد الراسخة والمفاهيم .
13- للتركيز على المشاكل التي يؤدى حلها الى إظهارنا بمظهر الخبير بغض النظر عن الحاجة لحل المشكلة من عدمه .
14- تجنب المشاكل التي نعرف ان رئيسنا المباشر لا يرغب فى التعامل معها أو الاعتراف بوجودها
15- تجنب المشاكل التي تشير أسبابها الى تقصير أحد مراكز القوى في المؤسسة.
16- تجاهل المشاكل القديمة فور ظهور مشكلة جديدة تجذب الانتباه .
17- تجنب المشاكل خوفا من الانتقام وعدم القدرة على تقييم رد فعل الآخرين .
18- نركز على المشاكل التي تحدث فى إدارتنا وتجاهل المشاكل التي تنتج عن فقدان التنسيق بين إدارتنا وبين غيرها من الإدارات رغم تأثيرها البالغ على التنظيم .
19-تزاحم المشاكل وعدم القدرة على تقدير أين الأوليات منها .
خطوات التعامل مع المشكلة
(( إدراك ومواجهة المشكلة – تحديد وتعريف وتحرير المشكلة – جمع وتحليل المعلومات الخاصة بالمشكلة – تحديد الأسباب والظواهر وحجم الأضرار العاجلة والآجلة - إنتاج الأفكار وتحديد وسائل العلاج وتوليد بدائل للحل - اختيار البديل الأمثل واتخاذ القرار الفعال – تطبيق الحلول – المتابعة و التقييم – الخطط البديلة ( خطط الطوارئ )
إدراك المشكلة ومواجهتها
ظهور أعراض مرضية في مجال العمل يلفت النظر إلى وجود خلل في مكان ما يستوجب التحليل وسرعة التلبية ومثلما تدرك الأم بوجود مشكلة لطفلها عند ظهور أعراض مرضية له مثل ارتفاع درجة الحرارة ، ندرك أن بوادر مشكلة معينة ستلوح في الأفق فتبدأ بتحليلها والتعامل معها وأبلغ مثال على أهمية تلك الخطوة في المجال العسكري هو وجود جهاز الرادار الذي يكتشف أي أهداف معادية وعدم وجوده يؤدي لعدم التمكن من التعامل مع الخطر الداهم .
كيف تدرك المشكلة ؟
1. بالمقارنة مع التاريخ السابق. 2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.
3. من خلال النقد الخارجي. 4. بالرجوع لأهداف الخطة وبرامجها.
- تعريف المشكلة وتحديدها
يجب تعريف المشكلة تعريف جامع مانع قبل الدخول فى التعامل معها يتفق عليه الجميع
تحديد المشكلة :
• إن تحديد المعيار ومراقبته وإدراك الانحراف غير المقبول كل هذا يوضع تحت عنوان الإحساس بالمشكلة .
• إن معرفة سبب الانحراف غير المقبول عن المعيار المثالى هو الطريق إلى تحديد المشكلة
• ¬ المشكلة الفرعية هى عرض مؤقت ينتج عن المشكلة الحقيقية ويختفى باختفائها .
• ¬ إن نجاحك فى تحديد المشكلة تحديدا جيدا سوف يوجه جهود الحل إليها وليس إلى أعراضها أو المشاكل الفرعية منها .
مثال :
إذا كان لديك كتاب تريد أن تبيعه ولكن لم يجد هذا الكتاب رواجا فمن الضروري تحديد العامل الحقيقي المؤثر فى هذه المشكلة فقد يكون هذا العامل هو ارتفاع سعر الكتاب أو سوء التوزيع والنشر أو سوء الطباعة أو عدم الاهتمام بالجانب الإعلامي والدعائي أو غيرها من الأسباب الحقيقية المؤثرة على عدم رواج الكتاب وعندما يتم وضع اليد على هذا العامل ( أو هذه العوامل ) يمكننا أن نقول أنه تم تحديد المشكلة
قاعدة:
إذا لم يتم تحديد المعيار الذى نتحاكم إليه فإنه يصعب أن نتعرف هل هناك مشكلة أم لا
* أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات:
ما مدى حدّة المشكلة وصعوبتها ؟
ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟
ما مدى أهميّة المشكلة ؟
هل هى ظاهرة أم فردية ؟
أين المشكلة وأين اللا مشكلة ؟؟؟
ماهي السمات المميزة لها ؟؟؟؟
ماذا ومن تعني المشكلة ؟؟؟
هل حدثت المشكلة ومتى حدثت ؟؟؟
كيف نتجنب حدوثها ؟؟؟؟
ما الذي يبقى ثابتا على حالة عندما تحدث المشكلة ؟؟
ما الذي يختلف عندما تحدث المشكلة؟؟؟
هل المشكلة تكبر ام تصغر ؟؟؟؟
وما ينبغي تدوينه
هو مكان المشكلة – زمان المشكلة – الأشخاص الذين لهم صلة بالمشكلة –صياغة اصل المشكلة وتعريفها
والأسئلة التالية تساعد في تحديد الجوانب الهامة من المعلومات والبيانات المرتبطة بالمشكلة :
• ما هي العناصر الأساسية التي تتكون منها المشكلة ؟
• أين تحدث المشكلة ؟
• لماذا تحدث المشكلة في هذا الموقع ؟
• متى تحدث المشكلة ؟
• كيف تحدث المشكلة ؟
• لماذا تحدث المشكلة بهذه الكيفية وهذا التوقيت ؟
• لمن تحدث هذه المشكلة ؟
• لماذا تحدث المشكلة لهذا الشخص بالذات ؟
يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة . ويشمل ذلك اختبار كل عامل من العوامل على حدة وكذلك علاقته بالمتغيرات الأخرى في المشكلة ، ويشمل كذلك العلاقات والتفاعلات بين العمليات . ويلي ذلك مقارنة المشكلة بالمواقف الأخرى ، وأخيرا تصنيف وتسجيل توالي أحداث المشكلة.