العلاقة بين مستويات الاستراتيجية وعمليات المراجعة والرقابه

[أم غلا]

العلاقة بين مستويات الاستراتيجية وعمليات المراجعة والرقابه

يبين الشكل أهمية عمليات الرقابة في جميع مستويات الاستراتيجية بدءا من الاستراتيجية الكلية للمنظمة ومرورا باستراتيجية وحدات الأعمال حتى نصل للاستراتيجيات الوظيفية أو التشغيلية.
ففي المستوى الأول تحتاج المنظمة إلى رقابة استراتيجية، أما في مستوى استراتيجية وحدات الأعمال، تجري عمليات الرقابة الإدارية، وأخيرا في المستوى الأدنى الرقابة التشغيلية، كما تختلف المعلومات والبيانات المطلوبة لمراجعة الاستراتيجية باختلاف المستوى الاستراتيجي، فكلما كانت الاستراتيجية على المستوى الوظيفي والتشغيلي، كانت مصادر البيانات والمعلومات المطلوبة لإتمام عمليات الرقابة داخلية وتفصيلية ومحدودة بدقة، ويتكرر استخدامها وتعتمد على البيانات والمعلومات التاريخية بشكل كبير على عكس ذلك عند المستوى الكلي للمنظمة يكون مصدر البيانات والمعلومات داخلي وخارجي أيضا والمعلومات إجمالية وتتم الحاجة إليها بشكل عام ورئيسي كما نحتاج بيانات عن الماضي نحتاج بيانات على المستقبل بل أيضا، أما في مستوى وحدات الأعمال تتم عملية الرقابة الإدارية ونحتاج إلى بيانات ومعلومات تتشكل فيما بين المعلومات المطلوبة على المستوى الكلي والتشغيلي.(1)
خطوات تقييم الاستراتيجية: يمكن الفصل بين الإطار العام لخطوات تقييم استراتيجية المنظمة واستراتيجية وحدات الأعمال وبين الخطوات الرئيسية في عمليات الرقابة التشغيلية، حيث بالنسبة للأولى، نميز 3 مراحل:
1-مراجعة الأسس التي بينت عليها الاستراتيجية: وذلك فيما يتعلق بالعوامل الداخلية والعوامل الخارجية، فبالنسبة للعوامل الداخلية تركز على التغيرات التي حدثت في إدارة المنظمة والتسويق والمحاسبة والإدارة المحلية والبحث والتطوير للوقوف على نقاط القوة والضعف، بعد ذلك يتم دراسة العوامل الخارجية للوقوف على مكانة المنظمة في السوق مقارنة مع المنافسين.
2-قياس الأداء التنظيمي: فقد يتضح أن هناك بعض السلبيات أو القصور في السياسات أو وقوع دورات اقتصادية غير متوقعة أو قصور في عمليات الإمداد أو التوريد للمنظمة، أن تتخذ أي إجراءات تصحيحية دون وجود معايير تمثل أسس متفق عليها و استراتيجيات لمقارنة الأداء من خلالها.
3-اتخاذ القرارات والإجراءات التصحيحية:أما فيما يتعلق بنظم الرقابة التشغيلية التي تتم حالة تطبيق الاستراتيجيات الوظيفية والشغيلية، فإنها تقسم للتأكد من أن التنفيذ اليومي للأنشطة، والأهداف الموضوعة، ويهتم هذا النمط من الرقابة بأداء الأفراد والمجموعات ومقارنته بالأدوار المتوقعة من كل منهم في خطط التنظيم.
حيث يمر هذا النوع من الرقابة بالخطوات التالية:
1-وضع المعايير: مثلا بالنسبة.
أ- خدمات العملاء (وقت التسليم، النسبة المئوية لعائد المنتجات، الفاصل الزمني بين حدوث مشكلة وأداء الخدمات.
ب-الإنتاج: تسلسل المواد الخام فيما بين الآلات معدل وحدات المخزون من المواد تامة الصنع، عدد الوحدات المعيبة.
ج-الموارد البشرية: معدل التأخير والغياب، معدلات الأجور والخدمات، والمزايا، تدريب العمالة وتنمية قدراتها.
د-الأداء المالي: معدل العائد على الاستثمار، معدلات تحقيق الإيرادات، معدلات نمو المبيعات.
2- قياس الأداء: يتطلب قياس الأداء قياس الأداء تحديد المرحلة التي يجب أن تتم فيها عملية القياس، كما يجب الاهتمام برقابة الكم والكيف.
3-مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير: إن الخطوة الثالثة هي مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير المرغوبة، فغالبا ما تكون أكثر واقعية، إذا نظرتا إلى الأداء على أنه شيء مقبول عندما يقع ضمن معدل السماح السابق تحديده.
4- اتخاذ القرار: تشمل الخطوة الأخيرة في اتخاذ القرار المناسب للأداء وقبل تحديد القرار المناسب، يجب على الإدارة أن تحدد أولا أسباب الانحرافات، ثم توضح الإجراء التصحيحي المناسب.