خطوات تنظيم الوقت

[أم غلا]

خطوات تنظيم الوقت

تحديد الهدف :ــ

لادارة الوقت بنجاح يجب عليك ان تحدد الاهداف التى تسعى لتنفيذها . اذا عرفت ماذا تريد والى اين تتجه ستعرف تماما ما الذى تحتاج اليه وكم من الوقت يلزمك لتنجز ما تريد عمله . دون تحديد الاهداف بوضوح ستنجرف بعيدا ولن تحقق شىء وتشعر بالضياع . ان الناس تتجاهل تحديد الاهداف لأنها تحتاج الى وقت وجهد ولكنهم ينسون ان معرفه ماتريد تنفيذه يوفر عليك كميه هائله من الوقت والمجهود الذى كنت ستبذله هنا وهناك بعيدا عن الهدف.
تحــديد الاولويــات:ــ
حدد ما عليك عمله بترتيب الاهميه والحاجه . بدون ذلك سيضيع الوقت على ما هو اقل اهميه ولن تحقق اى نتائج لأنك تبذل المجهود والوقت على اشياء غير ذات اهميه .لتجنب ذلك اعمل قائمه "بما يجب عمله " تبعا لأهميتها وحجم الحاجه اليها وراجعها كلما انجزت عملا لتحدد المهمه التاليه.
اداره المقــاطعه :ــ
قلل المقاطعه على قدر المستطاع اثناء ادائك لاى عمل .خاصه المدير عليه استقبال المكالمات او استقبال العملاء او الرد على الاستفسارات من العملاء او الموظفين فى وقت لاحق اذا كان لديه عمل مهم وجب تنفيذه فى الحال .ولكن المقاطعه شىء لايمكن تجنبه فى العمل لذلك يجب تقليل الوقت المستهلك فيها الى ادنى حد ممكن.لا تنهر احد عند مقاطعتك والا سيبتعد عنك الناس ويخشون مقاطعتك اثناء عملك مما يسبب المشاكل خاصة لو كان ما يريدوا الاستفسار عنه شىء مهم .
التبــاطؤ ( التكاسل ):ــ
ابدأ الآن ولا تؤجل بدأ العمل ." سأعمل ذلك فيما بعد " هذه الجمله أدت الى فشل كثير من الناس والموظفين . لأنه بعد كثيرا من " فيما بعد " سيتراكم العمل بحيث يعجز الفرد عن عمل اى شىء . افضل طريقه للتخلص من التباطؤ هو ان تعرف سبب تأجيلك للعمل , هل هو خوف من الفشل ؟ام خوف من النجاح ان يعتمد عليك الآخرين لانك نجحت فى عمل شىء ما ؟ تخلص بسرعه من هذه العاده بسرعه حتى لا تصبح شخص كسول يؤجل عمل اى شىء لما بعد .

تعلم الروتين :ــ
ان العمل دون تفكير قد يقيد النشاط ولكن اذا استخدم بصوره صحيحه يطلق الطاقات ويوفر الوقت . اختار عمل معين وكرر عمله كل يوم فى نفس الميعاد ولفتره زمنيه محدده مثل قراءه البريد , الرد على الرسائل المهمه ..الخ مع مرور الوقت ستنجزه بسرعه مما يوفر الوقت وستصبح عاده تؤديها تلقائيا كل يوم فى نفس الموعد ولن تتكاسل عن تأديتها .
الجدولــه:ــ

ان اداره الوقت عادة ما تترجم الى جدول مواعيد , لأنك اذا عرفت الهدف وحددت الاولويات يمكنك ان تحدد الزمن وميعاد البدايه والانتهاء المطلوب لانجازه .وفى هذا الجدول يمكنك ان تترك وقت محدد للمقاطعات او المفاجآت التى قد تظهر وتحتاج لفتره من الوقت . اذا وضحت كل الاحتمالات فى هذا الجدول ستسيطرعلى وقتك تماما وستتوازن حياتك .

تقسيم العمل الى اجزاء:
حدد الوقت الذى تحتاجه لأداء العمل المطلوب منك ثم قسم العمل الى اجزاء ووزع الوقت على كل جزء بحيث تنتهى من كل جزء فى الميعاد المحدد له .هذه الطريقه تجعلك تشعر انك تنجز فلا تشعر بتوتر او ملل مما تفعله وتجد انك قد اديت ما هو مطلوب منك فى الوقت الذى حددته للانتهاء من المهمه.

لا تنشغل باكثر من عمل فى وقت واحد :ــ
اننا غالبا ما نبدأ فى عمل لتنفيذه ثم يطلب منا عمل آخر فنترك ما بدأنا فيه ونفكر فى العمل الآخر. سنجد ان لدينا اكثر من عمل مطلوب اتمامه ولم ننجز اى واحد منهم .تجنب ذلك تماما وانتهى مما بدأت فى الاول ثم ابدأ العمل الثانى .وحتى لا تشعر بالارتباك حدد ميعاد للانتهاء من العمل الذى بدأته فى الاول وميعاد البدأ والإنتهاء من العمل الثانى .
حدد ميعاد البدأ والإنتهاء :ــ
قيم الوقت المطلوب لكل عمل تؤديه ثم حدد ميعاد البدايه والنهايه. هذا سيساعدك عل تنظيم وقتك جيدا .وتستطيع ان تترك وقت لراحتك فلا تشعر بالإجهاد او الإرتباك مع كثرة ما هو مطلوب منك.