تنظيم عملية التعريف بالعمل للموظفين

[أم غلا]

تنظيم عملية التعريف بالعمل للموظفين الجددصممت هذه القائمة لتساعد الكثير من المدراء المسئولين عن تعريف الموظفين الجدد بالعمل, وهي مفيدة أيضاً لتساعد الموظفين الجدد في اﻻ‌ندماج سريعاً بقدر المستطاع مع كل ما يحيط بهم, وليصبحوا ذوي كفاءة وفاعلية في عملهم, والفشل في تحقيق ذلك يمكن, على اﻷ‌قل, أن يؤدي إلى تطور غير منتظم وتحمل تكاليف غير ظاهرة مثل إهدار الخامات, وفقد العمﻼ‌ء.*وسوف يتنوع شكل ومضمون برنامج التعريف طبقاً لحجم ونوع المؤسسة والمعلومات المتوافرة بها, وكذلك الخبرة واﻷ‌قدمية بين الموظفين, ويجب إدراك, على الرغم من ذلك, أنه من المهم جداً تعليم الموظفين الجدد ثقافة, ولغة, ومستويات المؤسسة, بنفس أهمية تدريبهم على أداء وظيفة معينة.*ﻻ‌ يجب النظر إلى عملية التعريف بمفردها, ولكن يجب معاملتها كامتداد لعملية اختيار الموظفين, وبداية ﻻ‌ستكمال برنامج التطوير الوظيفي " ﻷ‌فراد فريق العمل ", وتتألف غالباً هذه العملية المعروفة في الوﻻ‌يات المتحدة بالتوجيه من مرحلتين هما برنامج يتناول المؤسسة ككل, ودائماً ما يقوم بتنفيذه قسم الموارد البشرية, وبرنامج يتناول كل قسم على حدة, وهذه القائمة ستركز على
المرحلة الثانية.*التعريفالهدف من التعريف بالعمل هو ضمان أن الموظفين الجدد:*
▪*يندمجون مع بيئة العمل بأقصى سرعة ممكنة.*
▪*يتعلمون نواحي وأشياء وثيقة الصلة برسالة المؤسسة ومهمتها, وثقافتها, وسياساتها, وإجراءاتها, وأساليبها في العمل.*
▪*يصبحون أكثر إنتاجاً ولديهم حوافز قوية للعمل.*▪*يصبحون على وعي بالمهارات والمعارف المطلوبة في الوظيفة.*▪*ويدركون حدود مسؤولياتهم.*مزايا التعريف بالعمل:▪*أن يندمج الموظفون الجدد بأقصى سرعة في المؤسسة, وأن يصبحوا أكثر إنتاجاً في مرحلة مبكرة.*▪*أنك تبدو وكأنك تقيِّم الموظفين الجدد, وتشعرهم بأنك ترحب بهم, وتمنحهم بعض اﻻ‌نطباعات عن المؤسسة.*▪*وتجعلك تنظر إلى تكاليف عملية اختيار الموظفين الجدد كنوع من اﻻ‌ستثمار.
*▪*التعريف الناجح بالعمل يعد مرحلة أولية ضرورية بالنسبة لبرنامج التطوير الوظيفي.
*قائمة العمل:*
1. تعيين مستشارفكر في تعيين شخص في نفس المرحلة العمرية والمرتبة الوظيفية للموظفين الجدد ليقوم بعمله كصديق وناصح لهؤﻻ‌ء الموظفين في اﻷ‌سابيع القليلة اﻷ‌ولى, وسوف يكون ذلك مفيداً بشكل كبير, خاصة في المؤسسات المتشابكة أو في اﻹ‌عانة على شرح تفاصيل كثيرة ﻻ‌ يلم بها الموظفون الجدد بشكل جيد في أي مكان آخر. راقب هذه العﻼ‌قة, وعليك بالتدخل إذا لم يفلح اﻷ‌مر.*
2. عليك بالتخطيط لعملية التعريف بالعمل وإشراك وإعﻼ‌م اﻵ‌خرينينبغي صياغة برنامج التعريف بالعمل الكامل ولكن بالطبع يجب إقراره والموافقة عليه من جانب مدير الموظف الجديد, ويجب أيضاً إشراك المستشار الذي ذكرناه سلفاً في هذه العملية, وينبغي أيضاً إعﻼ‌م أفراد فريق العمل الذين سيعملون مع الموظف الجديد ببرنامج التعريف سواء تم إشراكهم في اﻷ‌مر أو لم يتم ذلك, وينبغي أن تحتوي خطة التعريف بالعمل على ثﻼ‌ث مراحل, يجب أن يغطي أول يوم أو يومين الضروريات اﻷ‌ولية, ويجب أن تنطوي اﻷ‌سابيع الثﻼ‌ثة أو اﻷ‌ربعة اﻷ‌ولى على بعض من التعليم عن طريق مزيج من اﻷ‌ساليب, وينبغي أن تتم عملية التآلف في اﻷ‌شهر الثﻼ‌ثة أو الستة اﻷ‌ولى بالتدريج بين الموظف الجديد وبين جميع اﻷ‌قسام.
3. عليك بإعداد منطقة العملعليك بتوضيح وتنظيم منطقة العمل الخاصة بالموظف الجديد, وتأكد من أن جميع أدوات الكتابة الﻼ‌زمة جاهزة للتسليم, وأن جميع المعدات سليمة وتعمل بحالة جيدة.*
4. قدم الموظف الجديد إلى المؤسسة وإلى القسم التابع لهدائماً ما يقوم قسم شؤون اﻷ‌فراد في اليوم اﻷ‌ول بإعﻼ‌م الموظف الجديد بالتدريبات الﻼ‌زمة للممتلكات وتأمين التجهيزات والخدمات ( مثل أماكن الحمامات والكافتيريا), كما يقوم القسم بتغطية أنواع القضايا التي يحتوي عليها الكتيب اليدوي الخاص بفريق العمل (مثل الرواتب, والترتيبات الﻼ‌زمة إذا ما ترك الموظف المنظمة, ونظام الصرف في حالة المرض), تأكد من أن الموظفين الجدد لديهم نسخ من أية وثائق ضرورية, مثل جدول المؤسسة والتوصيف الوظيفي, ومن الضروري أيضاً تقديم الموظفين الجدد إلى القسم والفريق الذي سيعملون معه.وعلى الرغم من أن الموظف الجديد سوف يتم تقديمه إلى اﻷ‌شخاص الموجودين في المؤسسة, فإنه من الضروري أن يتبع ذلك نظرة مفصلة إلى جميع اﻷ‌قسام اﻷ‌خرى في المرحلة التالية من عملية التعريف بالعمل.*
5. عليك بالتأكيد على أهمية إجراءات وسياسات المؤسسةيجب أن يكون الموظفون الجدد على وعي بالسياسات واللوائح القائمة على القانون, كما هو الحال بالنسبة لﻺ‌جراءات الخاصة بالصحة واﻷ‌مان واﻹ‌جراءات اﻷ‌خرى القائمة على المستويات القومية مثل شهادة اﻷ‌يزو9000 " شهادة الجودة " وكثير من النظم اﻷ‌خرى, مثل التطوير الوظيفي أو تعيين بعض المستشارين, ويجب أن يكون الموظفون الجدد على وعي بكل ذلك في مرحلة مبكرة.*
6. عليك بالتخطيط لمقدمة متوازنة للعملسواء تم التدريب عن طريق الجلوس مع أي موظف عادي أو من قبل مدربين محترفين, فمن المستحب أن يكون هناك مزيج من الشرح والمﻼ‌حظة والتدريب والتغذية اﻻ‌سترجاعية, وعليك أن تكون على وعي بعدم اﻹ‌فراط في منح المعلومات, وينبغي أن يمنح الموظفون الجدد بعضاً من العمل الحقيقي ليقوموا به, لتجنب الشعور بالملل ولكي تعطيهم فرصة مبكرة لتحقيق بعض اﻹ‌نجازات.
*7. وضح مستويات اﻷ‌داءوضح منذ البداية مستويات اﻷ‌داء التي تريدها, فﻼ‌ تتوقع من الموظفين أن يكونوا على وعي بالعمل طبقاً للمستويات التي تريدها المؤسسة من تلقاء أنفسهم دون العلم بها.
*8. عليك أن تراجع بانتظام التقدم الذي يتم إحرازهيجب القيام بذلك أثناء برنامج التوظيف, على سبيل المثال, على دورات أسبوعية, لضمان أن جميع الهداف وكذلك احتياجات الموظفين الجدد يتم تحقيقها..
ومن الممكن تهيئة البرنامج للتكيف مع السرعة والمتطلبات التعليمية لﻸ‌فراد, وسوف تحتوي هذه المراجعات دائماً على المحادثات غير الرسمية وكذلك التقييم الرسمي الذي سيتم من خﻼ‌له المقابلة التي سيتم إجراؤها في نهاية البرنامج, خاصة إذا ما كان الموظفون في فترة اختبار, ويجب وضع وجهات نظر الموظفين الجدد الخاصة بعملية التوظيف ككل في اﻻ‌عتبار خاصة عند وضع البرامج المستقبلية.*اﻷ‌وامر والنواهي المتعلقة بقيام المؤسسات بتنظيم عملية تعريف الموظفين الجدد بالعمل.*اﻷ‌وامـر:*▪*اضمن أن جميع أفراد فريق العمل الذين لهم صلة وثيقة بموضوع تعيين الموظفين الجدد يعلمون ويشتركون في عملية التعريف بالعمل.*▪*راجع التقدم الذي يحرزه الموظف الجديد تدريجياً, وكن على استعداد لكي تجعله يدمج اﻻ‌حتياجات التي يعبر عنها في برنامج التعريف بالعمل.*▪*قيم أسلوب ومضمون البرنامج التعريفي, وقم بتعديله إذا تطلب اﻷ‌مر, مع وضع وجهات نظر الموظفين في اﻻ‌عتبار خاصة ذوي الخبرة القليلة بهذا البرنامج.*النواهـي :*▪*ﻻ‌ تنس أن الشروع في وظيفة جديدة, تجربة مليئة بالضغوط لمعظم الناس.*▪*ﻻ‌ تخمن أية افتراضات عن تعلم واندماج الموظف الجديد.*▪*ﻻ‌ تنس أن التعريف بالعمل يستغرق أكثر من يوم أو حتى أسبوع.*