مراحل إدارة التغير

[أم غلا]

v*مراحل إدارة التغييـر:تقوم المنظمة بإحداث تغييرات بداخلها بعد اﻹ‌حساس بالضرورة والحاجة لذلك، وينجم هذا الشعور من دوافع وأسباب التغيير داخلية كانت أو خارجية. ولذا فأول ما يقوم به المسؤولون والمسيرون -قبل المشروع في إدارة التغيير- هو تشخيص اﻷ‌سباب التي أدت بهم إلى التفكير في التغيير ودراستها ثم تحديد نوع التغيير والمجال أو المجاﻻ‌ت التي سيطرأ عليها، بعد هذا يأتي دور مدير التغيير وهو شخص متخصص وعلى دراية بالتجديدات التي سيتم إدخالها على المنظمة سواءاً كانت أسلوباً إداريا أو تقنية إنتاج، أو غيرها، وغالباً ما يكون من بين المسؤولين في المنظمة*[1]*مكلف بإدارة التغيير والمتمثلة في القيام بالعمليات اﻷ‌ساسية التالية: تخطيط التغيير، تنفيذ التغيير، متابعة وتدعيم التغيير.*[2]1-*تخطيط التغييـر:يرتبط نجاح التغيير في المنظمة بشكل أساسي بعملية التخطيط له، وتتم هذه المرحلة بإتباع الخطوات التالية:*[3]§*تحديد اﻷ‌هـداف:*بعد اتخاذ المنظمة قرار التغيير، عليها أوﻻ‌ً تحديد اﻷ‌هداف منه، إذ أنّ وضع اﻷ‌هداف بوضوح يسهل على المسيرين رؤية ورسم الطريق التي سيتبعونها للوصول إلى الغرض المراد من التغيير.§*تحديد اﻻ‌حتياجـات:*يتوقف نجاح المنظمة على رضا زبائنها الخارجيين والداخليين (أي المستهلكين واﻷ‌فراد العاملين بالمنظمة)، ولكي تتمكن المنظمة من التعرف على مدى رضاهم وبالتالي على احتياجاتهم ومتطلباتهم، عليها اﻻ‌ستماع للشكاوى المقدمة ووضع استجوابات سواءا للزبائن الخارجيين أو للعمال في المنظمة، إذ أنّ أداء العامل يرتبط بصفة كبيرة ومباشرة بدرجة الرضا.*§*تحديد اﻷ‌ولويـات:*كي يكون التغيير فعال، يجب أن يشمل كل جوانب المنظمة، إﻻ‌ أنه هناك دائما مجاﻻ‌ت أولى تحتاج إلى تدخل وتغييرات سريعة، يقوم المشرفون على التغيير بمعالجتها أوﻻ‌ً ثم يتابعون العملية في المجاﻻ‌ت المتبقية.§*تقييم درجة تعقد العمليـات:*يقوم المخططون للتغيير بتحليل كل التغيرات التي سيتم تطبيقها وتصنيفها إلى مجموعات حسب درجة تعقدها، وكل مجموعة تجزأ إلى نشاطات جزئية ويتم تعيين اﻷ‌فراد المكلفين بتنفيذها.§*تحفيز العامليـن:*يتطلب نجاح التغيير تحفيز العاملين، وذلك بإشراكهم في عملية التخطيط واﻻ‌ستماع ﻵ‌رائهم وانتقاداتهم، كما يجب وضع برنامج للتدريبات المطلوبة، باﻹ‌ضافة إلى تشجيع العمل في فريق وكذا توطيد قنوات اﻻ‌تصال بين مختلف المستويات.§*وضع يومية ومخطط للنشاط:*عند وضع أي برنامج للتغيير يتم تحديد المدة التي يجب أن يتم فيها التنفيذ وكذا مدة كل نشاط جزئي في هذا البرنامج، كما يجب تحديد الموارد الﻼ‌زمة لذلك ضمن مخطط خاص.§*التنبؤ بالنتائـج:*حسب ما تم تخطيطه لحد اﻵ‌ن، يتم التنبؤ بالنتائج، وذلك ﻹ‌براز النتائج اﻹ‌يجابية وتشجيع المشاركين في التغيير من جهة، ومن جهة أخرى التعرف على النتائج السلبية ومحاولة تفاديها والتي نجد من بينها مقاومة اﻷ‌فراد، فإذا ما توقعت المنظمة ظهور هذه المشكلة، عليها إعادة النظر في الحوافز الموضوعة في مخطط التغيير.§*تجريب المخـطط:*هي آخر خطوة في عملية التخطيط للتغيير، وذلك بتشغيله في إحدى المجﻼ‌ت التي سيتم إدخال تغييرات عليها ﻻ‌ستخراج النقائص والقضاء عليها.*2-*تنفيذ التغييـر:[4]عند تنفيذ مخطط التغيير، يجب التركيز على نقطة مهمة وهي اﻻ‌تصال المستمر بين مختلف اﻷ‌فراد في المنظمة، وذلك لقيام المسيرين بإعﻼ‌م الذين يمسهم التغيير بما يجب فعله وتقديم اﻹ‌رشادات والنصائح، وكذلك تذكيرهم بأهمية ما يقومون به وإقناعهم بأن دعمهم ومساندتهم هي شرط أساسي لنجاح هذا المشروع، ومن جانب آخر اﻻ‌ستماع لشكاوى وانتقادات العمال المنفذين، فهي ليست دائما سلبية وإنما لها جانب إيجابي يتمثل في اكتشاف نقائص في المخطط الذي تم وضعه. إضافة إلى اﻻ‌تصال يتطلب تنفيذ التغيير توزيع المسؤوليات على كل المعنيين بالتغيير من مديرين أو مسيرين، مراقبين وأخيراً العمال المنفذين.كما يدخل ضمن تنفيذ عملية التغيير أيضا تغيير ثقافة المنظمة، وما سيتم تغييره هنا هو سلوكات اﻷ‌فراد، المحيط الداخلي للمنظمة مادياً مثل: تغيير في المكاتب، أو معنوياً والمتمثل في بعض اﻷ‌نظمة مثل نظام المكافآت بربطه باﻷ‌داء، وأيضاً اعتماد نشر النتائج والنجاحات المتوصل إليها، وذلك لخلق جو تحفيزي ومشجع لتقديم أداء أحسن. وعند تنفيذ كل التغييرات المسطرة يمكن أن تواجه المنظمة مشكل مقاومة اﻷ‌فراد، وهنا على المسيرين اﻻ‌ستماع ﻷ‌سباب رفض التغيير ومحاولة إرضاء العاملين بالطرق التي يرونها اﻷ‌نسب.3-*متابعة وتدعيم التغييـر:إن عملية تنفيذ برامج التغيير ما هي إﻻ‌ بداية لتحقيق أهدافه، فلضمان نجاحه يجب إرفاق التنفيذ بالمتابعة، المراقبة، والتحسين المستمر، وذلك بالتقييم المتتالي والدقيق لمعدل نمو المشروع باﻻ‌ستعانة بمقاييس كمية أو اﻹ‌حصائيات فيما يتعلق بالجانب المالي، وأيضا مؤشرات غير كمية مثل جودة المنتوج، مدى رضا الزبون، وأيضاً اﻷ‌فراد العاملين بالمنظمة. ثم القيام بمقارنتها مع التنبؤات أو النتائج المتوقع الوصول إليها، فإذا لم تتطابق معها فعلى المسيرين إدخال التعديﻼ‌ت المﻼ‌ئمة. وتتم عملية المتابعة والتحسين باستمرار حتى تتمكن المنظمة من تحقيق النتائج التي ترغب بلوغها.*[5]