نصائح ذهبية لاجتماعات عمل ناجحة

[د. وديع إلياس]

نصائح ذهبية لاجتماعات عمل ناجحة


(في شركة إنتل، تتضمن أجندة الاجتماع معلومات عن أهم الموضوعات التي سيتناولها الاجتماع، ومن سيوجه مراحل النقاش المختلفة، والمدة التي ستستغرقها كل نقطة، وما هي النتائج المتوقعة) هكذا يحكي ميشيل نيلي مارتينز عن تجربته مع اجتماعات العمل في شركة إنتل لتقنيات الحاسب الآلي.
والآن وبعد أن تعرفنا في المقال السابق ـ عزيزي القارئ ـ على بعض من أهم النصائح الذهبية؛ من أجل إدارة فعالة ومثمرة، من خلالها تمكنت من تجنب بعض الأسباب التي تؤدي إلى فشل اجتماعات العمل، حيث تغلبنا على الإعداد غير الجيد، وعدم وجود هدف وغاية للاجتماع، واستطعنا تجاوز مشكلة طول فترة الاجتماعات، ورسمنا بعض الخطوط العريضة لنتمكن من التغلب على عقبة عدم وجود آلية للمتابعة وتنفيذ ما نتج عن اجتماعات العمل.
وفي هذا المقال، سنتحدث عن كيفية التعامل مع أنماط الأشخاص المختلفة التي قد تشارك في اجتماعات العمل، وكيف تتعرف على كل واحد منها، وتستثمر جوانبه الإيجابية، وتتغلب على سلبياته، وتذكر دائمًا أن عليك التعامل في بعض الأحيان مع أشخاص صعبة المراس، وأنهم لا محالة سيكونون أفراد في إحدى اجتماعات العمل، تلك الاجتماعات التي يقول عنها كليد و. برلسون: (لا يهم ماذا يقول الناس عن الاجتماعات، أو ماذا يعتقدون فهي باقية دائمًا وأبدًا).

وماذا بعد الكلام؟
وإليك جملة من الوصايا والنصائح؛ من أجل إدارة الاجتماعات بشكل صحيح، وهي جملة من عشر وصايا موزعة على ما قبل عقد الاجتماع وأثنائه وبعده:
أولًا ـ قبل الاجتماع:
يتوقف نجاح أو فشل الاجتماع بنسبة كبيرة على مقدار التخطيط الذي يسبق الاجتماع، وأحد الخطوات التي عليك اتخاذها لضمان نجاح الاجتماع، هي العناية الشديدة بما يلي:
أ‌. تأكد أن الاجتماع ضروري:
فكر في جدوى وأهمية الاجتماع، واسأل نفسك: هل هناك بدائل أخرى تغنيك عن الاجتماعات، كأن تكتفي بإجراء اتصال هاتفي، أو كتابة مذكرة، أو مقابلة الأشخاص المعنيين بشكل فردي؟
ب‌. تحديد الهدف والتعبير عنه مسبقًا:
فإن معرفة المجتمعين بالهدف قبل مدة من انعقاد الاجتماع تساعد الذهن على التركيز؛ مما يؤدي إلى اجتماع مثمر محقق لأهدافه.
ت‌. إعداد جدول الأعمال:
وليس الإعداد فقط، بل وتزويد الأفراد بجدول أعمال الاجتماع قبل عقده بفترة كافية؛ حتى يكونوا على علم بالموضوعات التي ستناقش في الاجتماع، والوقت الزمني المخصص لكل موضوع، ومن المهم أيضًا تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية؛ لتمكين مساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.
ث‌. اختيار أفضل الأوقات:
تفشل بعض الاجتماعات؛ بسبب انعقادها في وقت غير مناسب لأعضاء الفريق، كعقد اجتماع في ساعة متأخرة من الليل، أو في آخر ساعة من ساعات العمل، بعد يوم طويل وشاق، أو أثناء انشغال الفريق بأعمال إنتاجية أخرى، ووجود أهداف أخرى عليهم إنجازها في وقت محدد.
ثانيًا ـ أثناء الاجتماع:
من أهم أغراض إقامة اجتماعات العمل تحقيق الأهداف بشكل سريع وفعال، واتخاذ قرارات هامة في أقصر وقت ممكن، بدون أن يشعر أي من المجتمعين أنه قد فُرِض عليه رأيٌ بغير اقتناع، أو أن الفرصة لم تتح له لإبداء رأيه، وفي نفس الوقت تهدف أيضًا إلى أن يترك المجتمعون الاجتماع؛ وهم يشعرون بأن شيئًا ذا قيمة قد أُنجِز، وأن الجميع مقتنع تمامًا بما تم التوصل إليه خلال الاجتماع، ولكي تفعل ذلك هناك عدة أمور يجب الانتباه إليها:
أ‌. الإدارة الفعالة للوقت:
كقاعدة إدارية استخدام ربع الساعة الأولى من الاجتماع بنفس الفاعلية التي تستخدم بها ربع الساعة الأخيرة، ابدأ الاجتماع في موعده المحدد بالضبط، والتزم بالجدول الزمني الموضوع لإتمامه، واحرص على توجيه تركيزك على الغرض منه، فإذا نَفِذ الوقت احرص أن تكون قد أنجزت معظم الموضوعات الهامة.
ب‌. واظب على موضوع الاجتماع:
فمن أكثر الشكاوى انتشارًا بخصوص الاجتماعات أنها تنحرف عن موضوعها، لذا؛ ركِّز الاهتمام على موضوع معين حتى يتم الفصل فيه، أو قرر تنحيته جانبًا، اعتمد على جدول الأعمال المعد مسبقًا؛ لمنع المحادثات المستطردة التي ليس لها علاقة بالموضوع.
ت‌. كن مثالًا للسلوك المساعد أو المؤيد:
لا تستهزئ برأي أحد المجتمعين، أو تحط من قدره عند مشاركته في الاجتماع؛ فقد يؤدي نقدك اللاذع لأي فكرة ووصفها بأنها فكرة غير مجدية أو خاطئة إلى إحباط المناقشة، حتى إذا كان رأي المتحدث تنقصه الفطنة، وفيه كثير من السذاجة؛ اشكره على مشاركته في المناقشة، وشجِّعه على المشاركة أكثر وأكثر.
ث‌. لخص ما حققه الاجتماع من نتائج:
اختم كل اجتماع بتقديم ملخص لما توصل إليه هذا الاجتماع من نتائج.
ثالثًا ـ بعد الاجتماع:
وأما بعد الانتهاء من الاجتماع، فلابد من جملة أمور من أهمها ما يلي:
أ‌. تقييم الاجتماع:
ينبغي أن تقيم كل الاجتماعات بعد انتهائها؛ بغرض تحسين إدارتها في المستقبل.
ب‌. متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع:
وهي من الأمور العملية المهمة أيضًا بعد الاجتماع؛ وذلك لضمان تنفيذ القرارات في وقتها المحدّد، وبالكفاءة المطلوبة.
ت‌. قم بإعطاء تغذية عكسية "Feedback" للمشاركين في الاجتماع:
ونعني أن يتم إعلام كل من شارك في الاجتماع بأي تقدم تم إحرازه وكل إنجاز متعلق بتلك القرارات التي تمخض عنها الاجتماع، ويفضل إرسال تقارير عن تلك النتائج والإنجازات، وتكريم من قام بها، وشكر كل من ساهم في صياغتها أثناء الاجتماعات.
وختامًا:
تذكر ـ عزيزي القارئ ـ نصيحة موري ستتنر حين قال: (اعقد اجتماعات سريعة، وزع أجندة واضحة، وانظر إلى الساعة، وقاطع المثرثرين؛ لكي يبقى الجميع على الطريق الصحيح الذي تم تخطيطه للاجتماع).
وهكذا نكون قد انتيهينا من الحلقة الثانية من سلسلة النصائح الذهبية لاجتماعات العمل الفعالة، وإلى موعد قريب مع الحلقة الثالثة من تلك السلسلة، والتي سنتحدث فيها ـ إن شاء الله ـ عن بعض المشكلات والمواقف الصعبة والمحرجة التي قد تتعرض لها أثناء اجتماعات العمل، وكيفية التغلب على كل منها.

مصطفى محمد كريم

أهم المراجع:
1. إدارة الاجتماعات، نادر أبو شيخة.
2. مهارات المدير الجديد، موري ستتنر.
3. فن إدارة الاجتماعات، د.علي الحمادي.
4. دليل المدير الجديد، موري ستتنر.
5. أسرار قادة التميز، د.إبراهيم الفقي.
6. إدارة الوقت، نادر أبو شيخة