نظم المعلومات إدارة المواردالبشرية

[أم غلا]

يمكن تعريف نظم معلومات الموارد البشرية بأنه:
نظام مصمم للقيام بوظيفة إدارة الموارد البشرية والسعي أساس إلى توفير المعلومات للمديرين لاتخاذ القرارات ذات العلاقات بفعالية وكافة استخدام العنصر البشري ورفع مستوى أداءه في تحقيق أهداف المنظمة. وأن الأساس في توفير هذه المعلومات هو بناء (قاعدة بيانات)Data Base تظم البيانات التي تتعلق بالإفراد والوظائف والبرامج. (2)
• أهمية نظم معلومات إدارة الموارد البشرية:
تحقق نظم معلومات الموارد البشرية للمنظمات العديد من المزايا من أهمها الأتي:
1) خزن واسترجاع المعلومات ومعالجتها بالسرعة الممكنة.
2) تقليص التعامل بالسجلات اليدوية والمعاملات الورقية.
3) السرعة في أنجاز عمليات الخزن والتحليل المؤدية إلى سرعة ودقة عملية صناعة القرارات. (3)
4) تحقيق العلاقة الجيدة والفهم المتبادل بين الإدارة والعاملين عن طريق توفير المعلومات المختلفة حول نشاطات العاملين في المنظمة ومن أهم هذه المعلومات حول تقويم الأداء.
5) تكشف نظم معلومات الموارد البشرية عن أية تغيرات في الموارد البشرية في البيئة الداخلية والخارجية, وبذلك تمكن الإدارة من الأعداد لمواجهة تلك التغيرات بكفاءة.
6) تحقيق نظم معلومات الموارد البشرية التكامل والتنسيق بين مختلف نشاطات إدارة الموارد البشرية كما تساعد في تحقيق التكامل بين إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى. (1)
• مكونات نظام معلومات إدارة الموارد البشرية:
يتكون نظام معلومات الموارد البشرية من وجهة نظر آلية عمل النظام من ستة عناصر هي: المدخلات، والعمليات، والمخرجات، والتحكم، والتغذية العكسية والذاكرة.
(1) المدخلات:
ومدخلات نظم المعلومات الإدارية عبارة عن البيانات المتعلقة بالموظفين والوظائف والبيانات ذات العلاقة. وبالإمكان تقسيم هذه البيانات إلى أربعة أنواع هي:
1) البيانات المتعلقة بالموظفين: وتشمل البيانات الشخصية والبيانات الخاصة بالخبرات العلمية والعملية للموظف، والبيانات الخاصة بالحياة الوظيفية كاسم الوظيفة ورقمها.
2) البيانات المتعلقة بالوظائف: وتحتوي على مسميات الوظائف وأرقامها ومواقعها التنظيمية والتعديلات التي تطرأ عليها.
3) بيانات إدارية: وهي بيانات تتعلق بسياسات التوظيف وتتضمن القوانين والتعليمات والقرارات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية.
4) بيانات متعلقة بسوق العمل: مثل البيانات عن المنظمات المنافسة في الحصول على ذوي الخبرات والمؤهلات.(2)
(2) العمليات:
هي النشاطات التشغيلية التي تتم على المدخلات والمتمثلة في العمليات التحليلية والحسابية والإحصائية بهدف تحويلها إلى صورة واضحة وسهلة حتى يمكن الاستفادة منها في إدارة الموارد البشرية. وتشمل العمليات الخطوات الآتية:
1) تسجيل ورصد وتخزين البيانات.
2) تدقيق ومراجعة وتحدث البيانات.
3) تحليل وتفسير البيانات.
(3) المخرجـات:
تشمل مخرجات نظام معلومات إدارة الموارد البشرية على ما يلي:
1) بيانات ومعلومات عن الموظفين والوظائف.
2) بيانات ومعلومات عن العمليات الإدارية من تخطيط وتوظيف.
3) بيانات عن أوضاع العاملين، حالياً وسابقاً ومستقبلاً.
4) بيانات عن أوضاع العاملين.
(4) التغذية الراجعة:
هي معلومات تحمل رسائل وإرشادات عن كيفية سير العمليات حيث توضح كيفية سير النظام ومدى تطابق إنجازاته ومخرجاته مع الخطط.
إن هذه المعلومات الراجعة تلعب دوراً أساسياً في نظام معلومات الموارد البشرية في إطار أهميتها للنظام الكلي لإدارة القوى البشرية حيث تدعم المعلومات المرتدة الرقابة على العنصر البشري وهي في الوقت نفسه تتيح متابعة التغيرات في سياسات وإجراءات شؤون الموظفين وتمكن من معالجة المشكلات التي تعوق فعالية استخدام النظام.
(5) التحـكـم:
هو الجزء الخاص بالتحكم والسيطرة على سير الخطوات كما هو مرسوم لها وينبه عند حدوث أي عطل أو ثغرة أو خطأ في مجريات البرنامج أو في توظيف البيانات المدخلة.
(6) الذاكـرة:
هي الوعاء الذي تختزن فيه مخرجات ومدخلات النظام. (1)
• متطلبات فاعلية حوسبة معلومات الموارد البشرية:
من أجل الحصول على معلومات دقيقة وكافية في الوقت المناسب يتوجب على المسؤولين عن إدخال الحاسب الآلي في نظم معلومات الموارد البشرية مراعاة بعض المتطلبات والشروط الإدارية والفنية والاقتصادية التالية:
(1) الشروط والمتطلبات الإدارية:
1) الدعم المطلق (المادي والمعنوي) من الإدارة العليا.
2) إشراك الإدارات الأخرى في الإعداد والتصميم.
3) توحيد مصادر البيانات وتبسيط إجراءات تداولها وتخزينها.
4) تحديد احتياجات الإدارات الأخرى وإبرازها في نظام معلومات الموارد البشرية.
5) تحديد أهداف الإدارة بشكل واضح.
6) إيجاد المناخ الملائم لتطبيق النظام.
(2) الشروط الفنية والاقتصادية:
1) توفر القدرات الفنية، والإدارية والسلوكية لدى الفريق المكلف بتصميم وتهيئة النظام للاستخدام.
2) توفير وقت كاف لعملية تصميم النظام.
3) توفير الكمية المناسبة من (البرمجيات) من الجهة المصنعة للحاسوب أو من الموردين.
4) التأكيد على نظام متكامل للصيانة والسلامة وخصوصية وأمنية المعلومات.
5) مراقبة مدخلات البرنامج بدقة من مواقع التحكم المركزية المخصصة.
6) التكامل في البيانات (الملفات والوثائق) من أجل استخدامات أكثر وتكرار أقل في الجهد والوقت.
7) المتابعة المستمرة من أجل ضمان فعالية النظام.